تجربه من از مدیریت زمان: 7 عادت حیاتی برای بازپس‌گیری کنترل زندگی و چند برابر کردن بهره‌ وری

صادقانه بگویم، در طول سال‌ها تقریباً هر ترفند مدیریت زمانی را که فکرش را بکنید امتحان کرده‌ام؛ از تکنیک پومودورو گرفته تا سیستم‌های پیچیده‌ی زمان‌بندی، و حتی تلاش برای بیدار شدن ساعت ۴ صبح مثل مدیرعامل‌هایی که درباره‌ روتین‌های موفقیت‌شان می‌خوانیم.

بعضی از آن‌ها مفید بودند، ولی هیچ‌کدام دوام نیاوردند. هربار با شکست یک سیستم، احساس فرسودگی، سردرگمی و بی لیاقتی بیشتر میشد. اما از طریق آزمون و خطا، راهنمایی مربیان و مطالعه‌ی کتاب‌های نویسندگانی که به نظر می‌رسید راز این کار را فهمیده‌اند، سرانجام به چند عادت رسیدم که واقعاً در کنترل و مدیریت زمان برای من تفاوت ایجاد کردند. این تغییرات جزئی نبودند، بلکه نقطه عطف بودند. به‌ طور واقعی نحوه‌ی کار و بازدهی من را متحول کردند، بدون اینکه ذره ای  احساس فرسودگی کنم.

قانون ساده این بود: نه به کار سخت‌تر! بله به کار هوشمندانه‌تر، هدفمندتر و متمرکزتر.

امروز در این مقاله می‌خواهم هفت عادتی را با شما به اشتراک بگذارم که برای من کاملاً سرنوشت‌ساز بودند، عادت‌هایی که باعث شدند در نصف زمان، دو برابر کار انجام دهم و کنترل کامل زندگی‌ام را بدست آورم. شاید این عادات همان کلیدهایی باشند که شما هم مدت هاست دنبال‌شان می گردید.

اگر میخواهید بدانید چطور زمان را مدیریت کنید و بر روانشناسی آن مسلط شوید تا زندگی خود را آگاهانه سپری کنید؛ این ویدیوی مینیمال شیم را نیز تماشا کنید. این ویدیو 11 استراتژی ساده برای عاقلانه و هوشمندانه سپری کردن زندگی را ارائه می دهد که نقطه شروع قدرتمندی برای این تحول است: زندگی کوتاهه، مخصوصا اگه بلدش نباشی

۱. حمله به فرسودگی: برنامه ریزی روزانه در شب قبل (کلید وضوح ذهنی)

ساده به نظر می‌رسد، درست است؟

اما  قدرت واقعی در سادگی است. وقتی صبح برای برنامه‌ریزی روز وقت می‌گذارید، در واقع از انرژی ذهنی ارزشمند و گران بهایتان  استفاده می‌کنید که باید صرف انجام کار شود، نه درگیری با  تصمیم‌گیریهای پیش پا افتاده ی اولیه. با برنامه‌ریزی در شب قبل، صبح با وضوح ذهنی مطلق و نقشه راه کامل از خواب بیدار می‌شوید، نه با موج سهمگین اضطراب و لیست های بی پایان.

من هر شب پیش از بستن لپ‌تاپ، سه اولویت اصلی روز بعدم را یادداشت می‌کنم. اگر از آن دسته افرادی هستید که هر روز صبح حس می کنید گیج و بی جهت هستید، فقط یک هفته این روش را امتحان کنید تا تاثیر شگفت انگیزش را در آرامش صبحگاهی و افزایش اراده خود ببینید.  

۲. حصار تمرکز: محافظت مطلق از زمان «کار عمیق»

وقتی چند سال پیش در شرکتی کار می‌کردم، یک چیز آزاردهنده‌ وجود داشت: درست وقتی در اوج تمرکز روی یک پروژه بودم، کسی با یک «فقط یه سؤال کوچیک دارم» می‌آمد و تمام بنای تمرکزم فرو می ریخت. این وقفه‌های مکرر باعث می‌شد کاری که باید دو ساعت طول بکشد، چهار ساعت زمان ببرد! و در نهایت کاری نصفه و نیمه تحویل دهم. این جریان قاتل بالفطره ی بهره وری و عامل اصلی استرس بود.

کتاب «کار عمیق» نوشته‌ی کال نیوپورت (Cal Newport) کمک کرد تا بفهمم چرا تمرکز طولانی‌مدت تا این حد در دنیای پرهیاهوی امروز حیاتی است. او تأکید می‌کند که باارزش‌ترین کارهای ما در زمانی انجام می‌شوند که بدون هیچ وقفه‌ای بتوانیم برای مدت طولانی تمرکز کنیم.

از آن زمان، من برای «کار عمیق» زمان خاصی را در روز مشخص می‌کنم و در آن بازه‌ها، اعلان‌ها را خاموش می‌کنم، شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌ها را می‌بندم و به همکاران و نزدیکانم اطلاع می‌دهم که فقط در مواقع اضطراری در دسترس هستم.

برای من، این زمان معمولاً دو تا سه ساعت در صبح است، زمانی که ذهنم در بهترین حالت خود قرار دارد. در این مدت، کارهای سخت‌تر و خلاقانه‌ترم را انجام می‌دهم؛ همان کارهایی که واقعاً پیشرفتم را رقم می‌زنند. البته محافظت از این زمان ساده نیست. باید «نه» گفتن را نیز یاد بگیرید. به جلسات و قرارهایی که می‌تواند برگزار نشوند، به پیام‌هایی که می‌توانند صبر کنند، و به وسوسه‌ی دائم چک کردن گوشی و حتی به بالا پایین رفتن هورمون‌های بدن تا جای ممکن با آگاهی باید نه بگویید.

اما نتیجه شگفت‌انگیز است. افزایش بهره‌وری آن‌قدر محسوس است که ارزش تمام قضاوت‌های ناخوشایند در روابط و مرزهای کاری و شخصی را دارد.

نکته: در هنگام انجام کار عمیق، گوش دادن به موسیقی های آلفا شما را به تمرکز لیزری می‌رساند. من سال‌هاست از این روش در انجام اموری مثل نوشتن، تولید محتوا، مطالعه، طراحی، ادیت و خلق آثار هنری استفاده می‌کنم. وقتی شما به واسطه گوش دادن به موزیک های آلفا به تمرکز لیزری دست می‌یابید، خلاقیت و بهره‌وری 10 برابری که هیچ‌گاه تجربه نکرده‌اید را شاهد خواهید بود. در این مقاله میتوانید با چگونگی نحوه عملکرد و مزایای عالی این نوع موسیقی‌های خاص آشنا شوید. همچنین برای تهیه بسته موسیقی آلفا تولید اختصاصی مجموعه مینیمال شیم می‌توانید روی لینک زیر کلیک کنید.

 بسته صوتی آلفا بک راهکار مینیمال برای افزایش قدرت تمرکز و بهبود بهره‌ وری

۳. تجمیع وظایف: چرا باید کارهای مشابه را با هم انجام دهید؟

چند سال پیش متوجه شدم که زمان زیادی را صرف جابه‌جایی بین کارهای مختلف می‌کنم. هربار با تغییر نوع کار (مثلا از نوشتن به ایمیل و دوباره به نوشتن و بعد یک تماس و مجددا نوشتن...) باعث میشد ذهنم از نو تنظیم شود. این روند خسته کننده و ناکارآمد بود و البته هزینه ی نامرئی و سنگین نداشتن تمرکز!

پس تصمیم گرفتم کارهای مشابه را با هم انجام دهم. یک بازه‌ی زمانی فقط برای نوشتن، بازه‌ای دیگر برای کارهای اداری، و بازه‌ای مخصوص تماس‌ها و جلسات و طراحی و... تغییر بلافاصله قابل‌ مشاهده بود.

وقتی کارهای مشابه را پشت‌سر‌هم انجام می‌دهید، ذهنمان در یک ریتم ثابت و قدرتمند می‌افتد، تمرکزمان بیشتر می‌شود و اشتباهاتمان کمتر. حتی متوجه می‌شوید هرچه جلوتر می‌روید، در همان نوع کار بهتر می‌شوید. این یک صرفه جویی عظیم در انرژی ذهنی شماست.

الان تقریباً همه‌چیز را به همین شکل دسته‌بندی می‌کنم:
پاسخ‌دادن به پیام‌ها و ایمیل‌ها را فقط چند بار در روز انجام می‌دهم، جلسات را تا حد امکان در روزهای مشخصی می‌گذارم و کارهای شخصی را به صورت تجمیعی در یک بعدازظهر خاص از هفته جمع می‌کنم. این توصیه شاید ساده به نظر برسد، اما وقتی آن را به‌ طور مداوم انجام دهید، می‌بینید چقدر در میزان انرژی ذهنی‌تان صرفه‌جویی می‌شود.

۴. مرزهای قدرتمند: گفتن «نه» به هر چیزی که شما را از هدف دور می کند 

احتمالاً این سخت‌ترین عادتی بود که یاد گرفتم؛ هنر قدرتمند نه گفتن.  

قبلاً به هر درخواستی «بله» می‌گفتم. از جلسات آزاد و گپ زدن با افراد غریبه و بی نتیجه گرفته تا پروژه‌هایی که هیچ ارتباطی با اهدافم نداشتند. فکر می‌کردم «مشغول بودن» یعنی «پربازده بودن». در حالی که فقط داشتم ارزشمندترین دارایی ام (زمان و انرژی) را به دیگران می بخشیدم. اما در طی سال‌های اخیر به واسطه انتخاب و تمرین زندگی مینیمالیستی (که تاثیر شگرفی در این دستاورد داشت) به طور جدی از زمانم محافظت می کنم و برایم محافظت از زمان و انرژی‌ام در اولویت اصلی‌ام قرار دارد.

قبل از پذیرفتن هر کاری از خودم می‌پرسم:

• آیا این کار واقعاً من را به سمت اهداف بزرگم  می‌برد؟
• آیا این کار شایسته زمان و انرژی محدود من است؟

اگر پاسخ قطعاً «بله» نباشد، جوابم «نه» است. این  به معنی بی‌ادب یا خودخواه بودن نیست، بلکه فقط به معنی صادق بودن با خودتان  در مورد آنچه واقعا برای زندگی شما ارزش دارد و محافظت از مرزهای شخصی تان است.

نتیجه چه بود؟ احساس تمرکز، آرامش و بهره‌وری بیشتر. اکنون به‌ جای پخش شدن در ده‌ها جهت، کار و مشغولیت‌های مختلف، روی چیزهایی کار می‌کنم که واقعاً برایم اهمیت دارند.
 

۵. مدیریت انرژی، نه زمان: چگونه با ریتم طبیعی بدن کار کنیم؟

این شاید بزرگ‌ترین درسی بود که گرفتم.

سال‌ها تلاش می‌کردم تمام روز را در حالت « فوق بهره‌ور و پربازده بودن» بگذرانم، حتی وقتی مغز و بدنم خسته و بی‌رمق بودند و با هر علامتی به من هشدار توقف در کار را می‌دادند. شاید مدتی این بهره‌وری بالا برای پیشرفت من جواب داد اما در نهایت به فرسودگی ختم شد. در نهایت فهمیدم مدیریت زمان یک فریب است؛ ما نمی توانیم زمان را مدیریت کنیم، بلکه باید مدیریت هوشمندانه ی انرژی را بیاموزیم.

همه‌ی ما ریتم‌های طبیعی خاص خود را داریم. برای من، بیشترین تمرکز و وضوح ذهنی در اوایل تا اواسط صبح است. در این زمان من می توانم کاری را انجام دهم که دیگران در یک هفته انجام می دهند. بعدازظهرها توان فکری‌ام برای کارهای خلاقانه کاهش می‌یابد. پس دیگر با بدن و ذهنم نمی‌جنگم.

روزهایم را بر اساس سطح انرژی‌ام تنظیم کرده‌ام:

• کارهای مهم و دشوار که تمرکز و خلاقیت می طلبند: در اوج انرژی صبحگاهی
• کارهای سبک تر مثل مطالعه، پاسخ به پیام ها و امور دیگر که تمرکز و توان ذهنی کمتری می‌طلبند: در اوقات کم انرژی تر بعدازظهر
• برنامه ریزی، تفریح یا استراحت: در عصر الی شب

همچنین فهمیدم که استراحت واقعی، بهره‌وری را افزایش می‌دهد. یک پیاده‌روی ۲۰ دقیقه‌ای در عصر، بازدهی بیشتری دارد تا یک ساعت ماندن اضافی پشت میز. (تحقیقات علمی هم این را تأیید کرده‌اند.)

کلید این روش، شناخت ریتم مقدس خودتان است:

- چه زمانی در اوج تمرکزید؟
- چه چیزی شما را شارژ می‌کند؟
- و چه چیزهایی انرژی حیاتی زندگی شما را تخلیه می کند؟

وقتی این‌ها را بدانید و روزتان را بر همان اساس تنظیم کنید، متوجه می‌شوید با تلاش کمتر، کار بیشتری انجام می‌دهید.

۶. به کارگیری مینیمالیسم و بهره وری مینیمال: داشتن «کمتر» برای انجام «بیشتر» در محیط کار

در مسیر حرفه‌ای‌ام فهمیدم که پذیرفتن و داشتن چیزهای کمتر، به معنی انجام کارهای بیشتر و با کیفیت تر است.

به واسطه‌ی زندگی مینیمالیستی که در ۵ سال اخیر تجربه کرده‌ام، فهمیده‌ام که به صورت کاملا واضحی مینیمالیسم فقط در مورد وسایل فیزیکی نیست؛ در حیطه‌ی ذهن، تعهدات و حتی پروژه‌ها هم صدق می‌کند و میتوان از این رویکرد استفاده کرد.

وقتی فهرست کارهایتان را مرور می‌کنید، احتمالاً کارهایی پیدا می‌کنید که واقعاً هیچ تأثیری بر نتیجه‌ی کلی ندارند. با حذف این موارد، فضای ذهنی، زمانی و انرژی بیشتری برای کارهای واقعاً مهم آزاد می‌شود. مطالعه کتاب‌ ضرورت‌گرایی نوشته‌ی گرگ مک‌ کیوئن و همچنین کتاب قدرت محدودیت اثر لئو بابائوتا در این زمینه برای من بسیار کمک‌کننده بود. خلاصه این کتاب‌ها را به صورت صوتی میتوانید از فروشگاه منیمال شیم با قیمتی مناسب تهیه کنید.

از طرفی من شروع کردم به ساده‌سازی محیط کاری‌ام:

فقط وسایلی را نگه داشتم که واقعاً به کارم می‌آیند، پیام‌ها و کارها را به پوشه‌های ضروری تقسیم کردم، و تعداد پروژه‌هایم را کاهش دادم.

نتیجه؟

وضوح ذهنی بیشتر، اضطراب کمتر، و حس پیشرفت واقعی. پذیرش و به کارگیری مینیمالیسم در کار و شغل‌تان به شما کمک می‌کند کمتر پراکندگی ذهنی و  عملی داشته باشید و در عوض، در همان کارهایی که در حال انجامش هستید، عمیق‌تر شوید.

7. آزادی از گوشی: چگونه مینیمالیسم دیجیتال، تمرکز شما را برمی گرداند؟

فناوری دشمن ما نیست، اما اگر بی‌دلیل، بی‌وقفه و بی‌مرز از آن استفاده کنیم، به تدریج ما را از درون تهی می‌کند و تمرکزمان را غارت می کند. من زمانی فکر می‌کردم برای بهره‌وری بیشتر باید از هر ابزار و اپلیکیشنی استفاده کنم:
مدیریت زمان، نوت‌برداری، بهره‌وری، پیام‌رسان، تقویم... اما متوجه شدم هرکدام به‌ نوعی زمان و تمرکز ذهنی ام را تکه‌پاره می‌کنند و فقط حس دروغین مفید بودن می دهند. 

حدودا سه سال پیش با مطالعه کتاب مینیمالیسم دیجیتال اثر کال نیوپورت با این رویکرد جدید از مینیمالیسم آشنا شدم. این کتاب ذهنیت من را به طور کامل در رابطه با ابزارهای دیجیتال تغییر داد. پیشنهاد میکنم حتما این کتاب را در برنامه مطالعه خود بگنجانید تا قدرت تمرکزتان احیا شود. خلاصه این کتاب ارزشمند را میتوانید به صورت رایگان از اینجا دریافت کنید.

مینیمالیسم دیجیتال یعنی پرسیدن دوباره‌ی یک سؤال ساده از خود:

«آیا این ابزار واقعاً به من کمک می‌کند، یا فقط توجه مرا می دزدد و مرا اسیر می کند؟»

بعد از اتمام کتاب و گذراندن دوره شگفت‌انگیز برنامه سم‌زدایی دیجیتال یک ماهه تماما ذهنیت و تفکر من در رابطه با نوع رابطه‌ام با دنیای دیجیتال تغییر کرد. دیگر حاضر نبودم به قبل بازگردم. اما باید تعادلی بین کار، زندگی دلخواهم و دنیای دیجیتال که هر روز به گستردگی آن افزوده می‌شود، ایجاد میکردم.‌ پس به جای حذف افراطی (که در حال حاضر واقع‌بینانه نیست)، شروع کردم به طراحی محدوده‌های هوشمند استفاده از ابزارها و امکانات مربوط به فناوری‌ها:

- مثلاً به‌ جای حذف شبکه‌های اجتماعی، فقط در ساعت‌های مشخصی به آن‌ها سر می‌زنم.
- به‌ جای پاسخ‌دادن فوری به پیام‌ها، آگاهانه پاسخ دادن را به تأخیر می‌اندازم تا ذهنم از حالت واکنشی خارج شود.
- در جلسات کاری و دوستانه، گوشی را در حالت پرواز می‌گذارم تا حضورم کامل باشد، نه فقط فیزیکی، بلکه ذهنی.
- شب‌ها تا جای ممکن سه الی دو ساعت پیش از خواب، هیچ اسکرینی را نگاه نمی‌کنم تا مغزم بفهمد روز تمام شده است.
- و شاید مهم‌تر از همه، هر از گاهی یک روز کامل را بدون هیچ دستگاه دیجیتالی می‌گذرانم؛ روزی برای بازگشت به سکوت، توجه و خودم.

این تغییرات کوچک، تأثیری بزرگ داشتند.

دیگر فناوری من را کنترل نمی‌کند و این من هستم که انتخاب می‌کنم چه زمانی و چگونه وارد آن شوم. مینیمالیسم دیجیتال، درباره‌ی پرهیز و ترک کامل تکنولوژی نیست؛ درباره‌ی زیستن در فضای بین استفاده و حضور است. جایی که ذهن دوباره فرصت سکوت پیدا می‌کند.

از طرفی دیگر همه ما به خوبی میدانیم یکی از بزرگ‌ترین موانع تمرکز عمیق در دنیای امروز، حواس‌پرتی دیجیتال است. اعلان‌ها، پیام‌ها، و شبکه‌های اجتماعی به شکلی طراحی شده‌اند که تمرکز ما را به شدیدترین شکل ممکن کاهش می‌دهند. مینیمالیسم دیجیتال یعنی استفاده‌ی آگاهانه از فناوری پس یعنی انتخاب اینکه چه چیزی وارد ذهن و زمان ما می‌شود، مهم است.

من با گام‌های ساده‌ای شروع کردم:

•  خاموش کردن اعلان‌های غیرضروری.
• حذف اپ‌هایی که فقط از روی عادت بازشان می‌کردم.
• تعیین ساعت مشخصی برای چک کردن ایمیل و پیام‌ها، دایرکت‌ و کامنت‌ها و...
• قرار دادن تلفن در حالت «مزاحم نشوید» هنگام کار عمیق.
• متوقف کردن اسکرولینگ بی هدف و بی‌وقفه و ترک این عادت ویرانگر برای همیشه
• حذف صفحات غیرمفید در حساب کاربری شبکه‌های اجتماعیم

در ابتدا کمی سخت بود، اما خیلی زود متوجه شدم ذهنم شفاف‌تر و تمرکزم مانند یک لیزر قوی شده است. اکنون زمان بیشتری برای تفکر، خلاقیت و حتی استراحت واقعی دارم. مینیمالیسم دیجیتال به من یاد داد که فناوری باید در خدمت ما باشد، نه برعکس. وقتی یاد بگیرید مرز مشخصی میان کار و دنیای دیجیتال بگذارید، بازدهی‌تان بدون نیاز به ساعت‌های کاری بیشتر، چند برابر خواهد شد.

نتیجه‌گیری: مدیریت زمان، مدیریت انرژی و افزایش هوشمندی در انجام کارها است

مدیریت زمان فقط درباره‌ی سرعت یا کار بیشتر نیست؛ درباره‌ی وضوح، تمرکز، و استفاده‌ی هوشمندانه از انرژی و ابزارها است.

پنج عادت نخست کمک کردند بدون کار طولانی‌تر یا فرسودگی، بهره‌وری‌ام را چند برابر کنم و دو عادت آخر (مینیمالیسم و مینیمالیسم دیجیتال) کمک کردند ذهنم را به طور کامل آزاد و تمرکز از دست‌رفته‌ام را بازیابی کنم.

این عادت‌ها نه پیچیده‌اند، نه نمایشی اما عمل می‌کنند. ممکن است برای شما دقیقاً همان نتیجه را ندهند، چون هرکدام از ما متفاوت هستیم. اما اگر این اصول را در کنار هم به کار بگیرید، متوجه می‌شوید با استرس کمتر، آرامش بیشتر و بهره‌وری دوچندان می‌توانید همان کارهایی را انجام دهید که واقعاً مهم‌اند. یکی دو مورد را انتخاب کنید، چند هفته امتحان کنید و نتیجه را ببینید و در بخش نظرات تجربه‌های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

اگر به دنبال روش های ساختارمند برای مدیریت انرژی و تمرکز عمیق هستید و می خواهید این مسیر را هدفمندتر پیش ببرید، بسته راهنمای جامع مینیمالیستی ما را بررسی کنید و زندگی ای پر از آرامش، بازدهی و هدفمندی را بسازید که واقعا لیاقتش را دارید. 

مقالات مینیمال شیم را دنبال کنید تا از هرآنچه که درباره مینیمالیسم لازم است بدانید، آگاه باشید... 

همچنین با عضویت در کانال یوتیوب و کانال تلگرام مجموعه مینیمال شیم می توانید مطالب متنوعی را که روزانه در زمینه مینیمالیسم و زندگی به سبک مینیمال منتشر می کنیم دنبال کنید.

تالیف و نگارش: تیم مینیمال‌ شیم

مقالات مرتبطی که پیشنهاد میکنیم مطالعه کنید:

10 عادت مینیمالیستی که کیفیت زندگی، تمرکز و آرامش شما را متحول می کنند

مینیمالیسم: راهی برای کاهش استرس ها و دغدغه های غیرضروری

راهنمای زندگی مینیمالیستی: راهی به سوی تعادل در زندگی و کار